Yogyakarta, Jumat (22/05/2026) Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan (DLHK) DIY berkomitmen penuh untuk mewujudkan tata kelola birokrasi yang efisien dan tertib administrasi. Salah satu langkah nyata yang ditempuh adalah melalui pelaksanaan kegiatan Penyusutan Arsip Tahun 2026. Agenda ini menjadi siklus akhir yang wajib dilaksanakan guna mengendalikan volume dokumen serta mencegah penumpukan berkas inaktif yang sudah tidak memiliki nilai guna di unit kerja.

Penataan Sistematis Berlandaskan Regulasi

Pelaksanaan penyusutan arsip ini mengacu pada Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 43 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis. Maksud utama dari kegiatan ini adalah melakukan penataan dan pengurangan volume arsip inaktif secara sistematis melalui tiga mekanisme utama: pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan.

Untuk menjamin akurasi dan akuntabilitas proses, DLHK DIY membentuk Panitia Penilai Arsip (PPA) gabungan. Tim ini melibatkan unsur internal instansi serta dukungan keahlian eksternal dari 3 (tiga) orang Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY. Tim PPA bertugas melakukan pemeriksaan fisik secara langsung, menilai nilai guna dokumen, memverifikasi kesesuaian berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), hingga menyusun Surat Pertimbangan resmi sebagai dasar rekomendasi tertulis kepada kepala daerah.

Rincian Capaian Hasil Penilaian Berkas

Dari total 4.811 berkas arsip yang dininilai, diperoleh rincian rekomendasi akhir sebagai berikut:

• 727 berkas dinyatakan berketerangan musnah akan diusulkan kepada Gubernur DIY untuk dimusnahkan karena telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna.
• 49 berkas dinyatakan berketerangan permanen akan diusulkan untuk diserahkan kepada DPAD DIY selaku Lembaga Kearsipan Daerah.
• 35 berkas dinyatakan masih harus dipertahankan dan tetap disimpan di Unit Kearsipan (UK) DLHK DIY.

Pemusnahan Ramah Lingkungan Melalui Metode Daur Ulang

Sebagai instansi yang bergerak di bidang lingkungan hidup dan kehutanan, DLHK DIY memastikan proses pemusnahan fisik dokumen dilakukan dengan metode yang aman dan berwawasan lingkungan. DLHK DIY menjalin kerja sama dengan pihak ketiga, yaitu UD Samak Jaya Karton Magelang.

Eksekusi pemusnahan 4.727 berkas fisik tersebut nantinya akan menggunakan metode peleburan secara kimia (daur ulang). Langkah ini dipilih untuk menjamin keselamatan informasi kedinasan sekaligus mendukung prinsip keberlanjutan lingkungan hidup melalui minimalisasi limbah kertas.

Komitmen Keberlanjutan Tata Kelola Kearsipan

Keberhasilan penyusutan arsip yang tertib, sistematis, dan akuntabel ini secara langsung mengoptimalkan kembali kapasitas ruang simpan (depo) instansi. Pencapaian ini tidak lepas dari komitmen berkelanjutan setiap Unit Pengolah (UP) di lingkungan DLHK DIY, yang secara konsisten telah melaksanakan pemilahan dan pemindahan arsip inaktif ke Unit Kearsipan (UK) secara rutin setiap tahun. Langkah preventif yang berjalan teratur ini terbukti efektif mencegah penumpukan volume berkas, sekaligus menjadi kunci utama dalam menjaga keselamatan serta keamanan informasi kedinasan secara jangka panjang.

Sumber: Sekretariat, DLHK DIY